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Finanzwoche: Fragen zu den 4 Prinzipien für die Organisation der Finanzen

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Diese Woche ist hier im Blog dem Umgang mit Geld, der Organisation der finanziellen Angelegenheiten von Selbständigen oder Inhabern von Firmen und Praxen, gewidmet. Dabei geht es nicht um Geldanlagetipps oder Ähnliches, sondern darum, Strukturen zu schaffen, die den Inhaber unterstützen und damit den geschäftlichen Erfolg – in guten wie in Krisenzeiten.

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Lesen Sie heute die Antworten auf 5 Fragen, die mir zu diesen 4 Prinzipien für die Organisation der Finanzen von Inhabern und Selbständigen oft gestellt werden:

„Soll ich auch ein eigenes Konto für das Geschäftliche einrichten, obwohl ich noch unter die Kleinunternehmerregelung und auch Buchhaltung und Steuererklärung selbst erledige?“

Sie sollten unbedingt sofort die Trennung zwischen privaten und betrieblichen Finanzen vornehmen. Das verschafft Ihnen besseren Überblick. Das bringt mehr Klarheit im Kopf und setzt damit Energien für das Fortkommen Ihres Unternehmens frei. Nur so wissen Sie, wieviel Geld Ihnen privat wirklich zur Verfügung steht. Nur so installieren Sie eine wirksame Abgrenzung ihres (finanziellen) Privatlebens vor den Schwankungen des Geschäftslebens.

Und ich empfehle Ihnen auch, Steuererklärung und Buchhaltung aus der Hand zu geben. Wenn Sie das selbst tun, sparen Sie scheinbar das Geld für die Rechnung des Steuerberaters. Sie vergeuden jedoch Ihre wertvolle Zeit. Die sollten Sie lieber für gewinnbringendere Dinge, wie Ihren Unternehmensausbau nutzen. Ganz abgesehen davon, dass Sie selbst mit bestem Willen nie soviel in Steuerdingen wissen können, wie die Experten und Ihnen auch durch das fehlende Know-How Geld verloren gehen kann.

Nutzen Sie Ihre Zeit für Ihr Kerngeschäft und geben Sie das Andere aus dem Haus. Schaffen Sie sich die Strukturen, mit denen Sie auch in Zukunft noch erfolgreich sein können. Wann wollen Sie die aufbauen, wenn nicht sofort? Dann, wenn das Geschäft anfängt zu laufen und Sie Ihre Zeit für Ihre Kunden brauchen?
Nur wer sich zukunftsfähig macht, ist auch fähig in der Zukunft.

„Zwei Konten und Dauerauftrag für’s Private.: Da schaufel ich mir doch selbst das Geld von einer Tasche in die andere. Wofür soll das gut sein?“

Einerseits haben Sie recht: Das Geld kommt von Ihnen und geht zu Ihnen.
Allerdings: Es kommt von Ihnen in der Rolle des Unternehmers und geht zum Privatmann/zur Privatfrau in Ihnen.

Die Wahrnehmung der verschiedenen Rollen, in denen Sie agieren, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, gerade für Kleinunternehmer. In einem großen Unternehmen, wird jede Rolle (Unternehmer, Buchhalter, Manager, Fachkraft, Angestellter) von einer anderen Person eingenommen. Mehr als zwei Rollen haben die meisten nicht inne. Als Inhaber eines Kleinunternehmens vereinigen Sie viele Rollen in einer Person. Das ist nicht einfach, aber wichtig ist es, damit gut umzugehen.

Umsatz, den Sie erwirtschaften, steht Ihnen nicht privat zur Verfügung, sondern in erster Linie der Fortführung Ihres Unternehmens. Nur der Gewinn kann privat genutzt werden. Zwei Konten geben Ihnen einen schnellen Überblick. Sicher können Sie den auch anders erhalten, indem Sie ständig hin- und herrechnen. Dafür brauchen Sie jedoch viel mehr Zeit und Energie, die Sie besser für Ihren Unternehmensaufbau oder -ausbau verwenden..

Trennen Sie die Rollen Privatmann/-frau und Geschäftsmann/-frau auch in finanzieller Hinsicht. Unbedingt!
Übrigens: Diese Frage wird mir oft gestellt, von Selbständigen, die Alles über ein Konto laufen lassen. Frage ich nach der Trennung der Finanzen, ob es sich gelohnt hat, diesen Schritt zu gehen, höre ich oft: „Keine Frage!“

„Wie bekomme ich heraus, wieviel ich mir jeden Monat privat überweisen kann?“

Als Faustregel kann man sagen: Nehmen Sie den Gewinn des Vorjahres. Schätzen Sie darauf Ihre Gewinnerwartung für das kommende Jahr ein (eher vorsichtig!), teilen Sie das Ganze durch 12 und überweisen Sie sich jeden Monat zwei Drittel davon. Überweisen Sie lieber weniger, als mehr.

Wenn Ihr Geschäft noch kein Jahr läuft: Falls Sie genug Geld zum Leben haben, überweisen Sie nur einen geringen symbolischen Betrag, bis das erste Jahr gelaufen ist. Etwas sollte es allerdings in jedem Falle sein. Das „Taschengeld“ beispielsweise, Damit signalisieren Sie sich beizeiten, dass es sich lohnt, Ihr Geschäft zu betreiben.

Wenn Sie von Beginn an auf Privatentnahmen von Ihrem Geschäftskonto angewiesen sind, ist genaue Recherche angesagt: Wieviel Gewinn ist in Ihrer Branche bei Ihrer Kostenstruktur (Büro? Auto? PC? Material?) pro Umsatzeinheit zu erwarten? Wie erwarten Sie Ihre Geschäftsentwicklung? Da gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Auch hier gilt: Eher weniger, als mehr und so regelmäßig wie möglich!

Mir ist das zu kompliziert. Da muß ich zuviel rechnen. Geht es nicht auch anders?

Naja. Wenn ich jetzt sage, das Leben ist nun einmal kompliziert?
Im Gegensatz zum Angestellten, müssen Sie als Selbständiger oder Unternehmer größere Zeiträume, als Monate, überblicken. Viele Kosten (Mitgliedsbeiträge, Steuern) aber auch Einnahmen (Zeitverträge) fallen nicht genau monatsweise, sondern quartals- oder jahresweise an, oder gar völlig unrhythmisch. Andererseits haben Sie monatliche Ausgaben. Sie müssen also über Puffer usw. die Rhythmen angleichen. Das macht Aufwand, den für einen Angestellten der Arbeitgeber übernimmt. Ist man selbständig, muß man es selbst tun.

Entweder Sie haben ständig viel zu rechnen und permanent das Gefühl, Sie könnten etwas vergessen haben. Oder Sie schaffen sich einmal (im Jahr) ein wirksames System, dass Ihnen den Rest des Jahres die Arbeit erleichtert.

Vergleichen Sie das mit einer Regentonne im Garten, die Sie zur Bewässerung Ihrer Pflanzen nutzen. Hätten Sie die nicht, hätten Sie einmal zuviel Wasser und dann lange Zeit zu wenig. Vielleicht hätten Sie in trockenen Zeiten viel Aufwand, Wasser zu beschaffen oder müßten dafür Geld ausgeben. Einmal eine Regentonne installiert und Sie haben einen nützlichen Puffer, der Sie bei der Verteilung des ungleichmäßig anfallenden Wassers über die Zeit unterstützt, so daß Sie den in anderem Rhythmus anfallenden Bedarf ihrer Pflanzen befriedigen können
.
Ein- oder zweimal im Jahr denken Sie vielleicht noch darüber nach, ob der Puffer gut funktioniert, in der Größe angepaßt oder verändert werden muß. Den Rest der Zeit können Sie sich einfach darauf verlassen und haben Ruhe. Sie können Ihre Zeit für andere Dinge verwenden, beispielsweise für den Ausbau Ihres Geschäfts. Warum wollen Sie dieses Zeit und Energie sparende Prinzip nicht auch für Ihre Firma nutzen?

Was meinen Sie mit Reservetanks?

Wenn wir beim Beispiel der Regentonne bleiben, ist es besser, zwei Tonnen, die gekoppelt sind, zu haben, als nur eine. Wenn die eine Tonne schon leer ist und Sie auf die andere zugreifen müssen, spüren Sie (auch körperlich) „hier ist etwas anders“. Sie bekommen ein klares Signal, dass es Zeit ist, etwas zu unternehmen, ohne dass Sie bereits direkt in Not sind. Sie haben also die gute Chance, durch umsichtiges Handeln eine Not zu vermeiden.

Dafür die „Reservetanks“: Ein deutliches Signal, dass Sie Ihr Verhalten, Ihre Geschäftstätigkeit verändern müssen, schon bevor Sie gezwungen sind, Notmaßnahmen zu ergreifen. Sie können also noch „mit ruhiger Hand“ gegensteuern.

Das deutliche Signal brauchen Sie:
– eil Sie sich dann auf Ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren können, ohne ständig in Richtung Konto zu schielen (spart Energie).

– damit Sie deutlich aus der Geschäftigkeit heraus geweckt werden.

Selbständige, die dieses System nicht hatten und dann zu mir kamen, weil Sie Notmaßnahmen ergreifen mußten, berichteten:
Sie hatten immer Ihr Konto und Ihre finanzielle Lage im Blick, aber gerade im letzten Jahr (oder halben Jahr) war soviel zu tun, dass sie nicht dazu gekommen sind, es regelmäßig zu beobachten „Es lief ja immer!“. Und plötzlich, ohne Vorwarnung, war das Geld knapp und Rechnungen mußten bezahlt werden. Krisenmanagement war angesagt.
„Hätte ich das vier Wochen vorher bemerkt, hätte ich doch einfach ……….. tun können und diese schwierige Lage wäre nicht eingetreten.“

Die „Reservetanks“ sorgen für ein deutliches Signal, wenn es Zeit ist, die Richtung zu ändern zu einem Zeitpunkt, an dem noch keine akute Not herscht – um Notsituationen zu vermeiden. Nutzen Sie dieses Instrument!

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Autor: THL

Thomas H. Lemke berät und coacht in Dresden und Leipzig zu beruflichem Erfolg und persönlicher Entwicklung. Schwerpunkte seiner Arbeit: Coaching für den Berufserfolg, GesprächsCoaching, Männerberatung, UnternehmensAufstellungen.

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