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Wie organisiere ich mich? – So bekommen Sie den Kopf frei für Wichtiges

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In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrungen mit der Organisationsmethode GTD „Wie ich die Dinge geregelt kriege“. Eine ausführliche Beschreibung der Methode finden Sie im gleichnamigen Buch von David Allen.

Kennen Sie das?

Sie sitzen gerade mit Kollegen an einem wichtigen Projekt. In der Pause kommt eine SMS „Denk an Mutters Geburtstag“. Es durchläuft Sie siedend heiß „Oh stimmt! Ich habe zwar das Geschenk gekauft, aber die Blumen fehlen ja noch!“.

Die Kollegen rufen schon nach ihnen, weil die Pause beendet ist. Auf dem Weg zurück in den Arbeitsraum fällt ihr Blick auf das Foto eines Fahrradfahrers an der Wand. Hatte ihr Sohn heute nicht gesagt er will in 4 Tagen sein Fahrrad zur Klassenfahrt mitnehmen? „Muss man sich darum nicht auch irgendwie kümmern? Ist das Fahrrad überhaupt in Ordnung?“ fragen Sie sich, während Ihr Körper auf seinem Stuhl Platz nimmt. „Und war da nicht noch etwas mit einem anderen Fahrrad…?“ fragen Sie sich.
gtd-beitrag
Den Rest der Sitzung sind Sie zwar noch körperlich anwesend, aber so sehr Sie sich bemühen: Ihre Aufmerksamkeit schweift immer wieder zu Mutters Geburtstag, dem Fahrrad Ihres Sohnes und den weiteren damit verbundenen Fragen ab.

Schade! Hier geistert einfach zuviel in Ihrem Kopf herum. Zuviele „lose Enden“, wie David Allen, der Erfinder der „Getting Things Done“-Methode, sagen würde.
Und diese vielen losen Enden belegen Ressourcen in Ihrem Gehirn, die dann für die Bewältigung der aktuellen Aufgaben fehlen.


Dein Geist ist dazu da, Ideen zu entwickeln, nicht dazu, sie zu halten.

David Allen


Zuviel im Kopf? Das lässt sich ändern!

Glauben Sie mir, ich kenne diesen Zustand eines permanent vollen Kopfes selbst sehr gut! Man hat eine Menge zu erledigen, auch viel Kleinzeug, und hat irgendwie das Gefühl, nicht mehr Herr der Lage zu sein.

Ich experimentierte dann mit verschiedenen Zeitmanagementmethoden, habe ToDo-Listen geführt – die immer länger wurden. Aufgaben Prioritäten zugeordnet – dann die Prioritäten immer wieder umgeändert. Und es wurde nicht besser.

Erste wesentliche Erleichterungen erlebte ich dann vor etwa 4 Jahren, als ich David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ (Englischer Titel: „Getting Things Done“) zum ersten Mal las.

Was ist „Getting Things Done“, kurz: GTD

GTD würde ich als eine Zeitmanagment- und Selbstorganisationsmethode bezeichnen. Hier geht es darum, wie es der Buchtitel schon sagt, seine Dinge geregelt zu bekommen. Und zwar alles: Berufliches, Familiäres und Persönliches.

Mit GTD wird dies nicht künstlich getrennt. Es wird gemeinsam in einem System bearbeitet. Das ist sehr hilfreich, denn es ist ja ohnehin alles an einer Stelle beisammen: in meinem oder Ihrem Kopf!
Mein Kopf fragt nicht, ob ich gerade Freizeit habe, er bringt mir berufliche Ideen, wann er will. Und auch auf Arbeit, mitten in einem Seminar, fällt mir manchmal ein, was ich zuhause noch klären wollte.
Kurz könnte man sagen: GTD hilft, den Kopf frei zu halten. Er wird nicht als Speicher missbraucht und steht deshalb für die aktuellen kreativen Prozesse zur Verfügung.

Und: GTD ist flexibel. Da legen Sie nicht einmalig Prioritäten für bestimmte Aufgaben fest, die Sie dann abarbeiten (müssen), sondern Sie nutzen permanent Ihre Intuition, Ihr Bauchgefühl, um zu entscheiden, was jetzt, unter den aktuellen Bedingungen, am Wichtigsten ist. Dadurch vermeidet es den Druck, der entsteht, wenn man einerseits einer früheren Entscheidung treu bleiben will, aber dennoch spürt, dass sich die Situation so geändert hat, dass die früheren Einordnungen nicht mehr stimmen.

Meine Erfahrungen mit GTD

Ich habe David Allens Buch vor 5 Jahren das erste Mal gelesen. Bereits während des Lesens, biss ich mich an Teilen der Methode fest (43 Ordner, viele Kontextlisten, alles sofort schriftlich, Eingangskorb).

Nur ein Teil davon erwies sich in meinem Alltag als sinnvoll (alles sofort schriftlich, Eingangskorb), die anderen Teile passten nicht zu meinem (Arbeits-)Stil und verschwanden wieder.

Eigentlich hatte dadurch ich in den letzten Jahren das Gefühl, GTD nicht richtig umgesetzt zu haben. Nachdem ich allerdings vor vier Monaten der Methode wieder begegnet bin kann ich sagen: Sie hat schon seit damals meine Art zu arbeiten und damit mein Leben wesentlich erleichtert.

Schon allein die Idee, alle Aufgaben, die mir in den Kopf kommen, sofort aufzuschreiben und dann später zu überlegen, was dazu der nächste Schritt ist, hat den Druck in meinem Kopf wesentlich reduziert. – Und mit sofort aufschreiben meine ich wirklich: sofort! Ich habe immer etwas zum notieren dabei, auch im Bett, auch im Bad, auch in der Sauna, auch auf der Toilette, auch am Lagerfeuer…

Was ich allerdings durch das Sofort-aus-dem-Kopf-raus-aufschreiben hatte, waren jede Menge Zettel. Damit konnte ich in den letzten Jahren schon irgendwie umgehen, aber so richtig zufrieden war ich noch nicht.

Nun kreuzte GTD vor etwa vier Monaten wieder meine Wege. Mit dem unbestimmten Gefühl, damals noch nicht alles für mich möglich aus dieser Methode herausgeholt zu haben, las ich mir das Buch noch einmal von vorn bis hinten durch. So hatte ich einen Überblick. Danach nahm ich mir einen Tag Zeit, meine Organisation auf GTD umzustellen.

Und heute kann ich sagen: Ich bin erleichtert! Im wahrsten Sinne des Wortes: erleichtert. Ich habe mindestens genauso viele Sachen zu regeln, wie früher und kann trotz jeder Menge anstehender Aufgaben entspannt durch den Tag gehen.

Wieso? Ganz einfach: ich habe nicht das Gefühl, alles immer ganz korrekt abarbeiten zu können. Aber ich habe das Gefühl, Herr der Lage zu sein, den Überblick zu haben, nicht unter der Welle der Aufgaben begraben zu werden, sondern auf ihr zu surfen.

So können auch Sie Ihre Dinge geregelt kriegen

Nein, ich werde Ihnen jetzt nicht empfehlen, ganz schnell auf GTD umzustellen!
Aber ich empfehle Ihnen: Lesen Sie das Buch von David Allen.
Lesen Sie es erst einmal durch und notieren Sie Ihre Ideen dazu. Und wenn Sie dann den Eindruck haben, sie könnten von diesem System profitieren, beginnen sie mit dem Buch noch einmal von vorn und setzen es parallel zum Lesen um, oder Sie besuchen ein GTD-Seminar oder buchen ein GTD-Coaching.

Das Schöne an GTD ist, es ist zwar ein System, aber dennoch flexibel. Das hießt, Sie können es, und müssen es, an Ihre Situation und an ihren Stil anpassen – zu Beginn und immer wieder.

Und: GTD braucht zwar Disziplin, wie jedes andere Organisationssystem auch, aber es produziert auch Disziplin, weil es kleinteilig viele positive Erlebnisse schafft.

(Noch zur Info: Am effektivsten für die Umsetzung, aber auch an kostenintensivsten, erscheint mir das Lesen des Buches mit anschließendem Coaching.)

Zum Technischen – Was braucht man für GTD?

Ich selbst nutze für GTD im wesentlichen Schreibtischablagekörbe und Hänge/Einstellmappen.
Soviel wie möglich (alle Listen) organisiere ich mit der Software Evernote*. So sind meine Listen und Pläne im Handy immer dabei und ich kann auch unterwegs in freien Momenten arbeiten – und durch die einfache Synchronisation ist alles auch schnell auf dem Laptop und dem Tablet verfügbar.
(Die kostenlose Version von Evernote* reicht völlig aus. Also einfach nach dem Probemonat mit Premium zurückstufen lassen. Wer Feuer fängt und mehr will, kann zur Zeit [2014] als Telekomkunde auch die Premiumversion für ein Jahr kostenlos erhalten.)

Was sind Ihre nächsten Schritte?

Ich schlage vor:
Verschaffen Sie sich selbst einen Eindruck und besorgen Sie sich das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen.
(klicken Sie einfach auf das Cover-Bild *)

Und schreiben Sie gern Ihre Meinung unten in den Kommentaren!

Autor: THL

Thomas H. Lemke berät und coacht in Dresden und Leipzig zu beruflichem Erfolg und persönlicher Entwicklung. Schwerpunkte seiner Arbeit: Coaching für den Berufserfolg, GesprächsCoaching, Männerberatung, UnternehmensAufstellungen.

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